8. PENGENALAN MS. EXCEL (MEMANFAATKAN FUNGSI FORMAT UNTUK MENGATUR BENTUK-BENTUK DARI KOLOM)

8.     PENGENALAN MS. EXCEL (MEMANFAATKAN FUNGSI FORMAT UNTUK MENGATUR BENTUK-BENTUK DARI KOLOM)

Pada artikel ini saya akan membahas  tentang cara menggunakan Microsoft Excel. Semoga     bermanfaat.. ^^

1.      Sekilas Tentang Microsoft Excel

Microsoft Excel adalah Program aplikasi pada Microsoft Office yang digunakan dalam pengolahan angka, terdiri dari lembar kerja (Worksheet). Fungsi  dari  Microsoft  Excel  adalah  untuk  melakukan dan mempresentasikan data kedalam bentuk tabel. Worksheet pada Microsoft Excel terdiri dari kolom dan baris. Sedangkan pertemuan antara kolom dan baris disebut dengan sel / Cells. Ada 3 jenis data yang dimasukkan dalam lembar kerja, yaitu:

a.       Label, berupa potongan teks/naskah, dengan ciri kas akan rata kiri apabila kita masukkan dalam sel.

b.      Angka (numeric), berupa bilangan/angka, dengan cirri akan rata kanan.

c.       Rumus (formula), berupa rumus perhitungan dalam Excel, dengan cirri khas selalu diawali dengan tanda sama dengan (=).

Semua type data diatas dapat dirubah aligmentnya sesuai dengan yang kita inginkan, dengan cara blog cells mana yang akan diubah lalu tunjuk salah satu aligment (rata kiri, tengah, kanan).

2.    Membuat Lembar kerja

Jika kita ingin membuat lembar kerja baru pada Microsoft Excel, langkah-langkah yang perlu dilakukan adalah:

a.       Klik office button, lalu pilih New

b.      Pilih tombol Create unltuk membuat worksheet

Gambar G.1 (Membuat  Lembar Kerja)

c.    Setelah itu akan muncul lembar kerja Microsoft Excel seperti dibawah ini:

Gambar G.2 (Lembar Kerja Microsoft Excel)

3.     Mengatur Lembar Kerja

Sebelum kita memasukkan data , sebaiknya kita tentukan batas-batas pengetikan dan bentuk kertas terlebih dahulu. Langkah-langkah untuk mengatur lembar kerja Ms. Excel yaitu:

a.       Klik menu Page Layout

b.      Pilih Margin lalu klik Custom Margin untuk menentukan batas pengetikan.

Gambar G.3 (Mengatur Lembar Kerja Microsoft Excel)

c.    Untuk mengatur bentuk kertas, pilih menu Page Layout, klik Margin, pilih Custom Margin, kemudian klik pilihan Page

Gambar G.4 (Mengatur Bentuk Kertas Lembar Kerja)

4.     Bekerja dengan Microsoft Excel

 a.   masukkan Data Ke Lembar Kerja

Berbagai jenis data dapat dimasukkan ke dalam lembar kerja seperti teks, nilai, tanggal, jam dan lain sebagainya. Untuk memasukkan data ke dalam suatu sel,  langkah-langkah yang dilakukan adalah  sebagai berikut :

1)      Klik sel tempat yang akan dimasukkan data

2)      Ketikkan data yang diinginkan

3)      Kemudian tekan Enter, atau tekan tombol panah ke bawah dari keyboard

b.      Memperbaiki Kesalahan Pengetikan

Bila ada kesalahan pengetikan data, dapat diperbaiki dengan melakukan langkah  sebagai berikut :

1.    Pilih sel yang datanya ingin diperbaiki lalu tekan tombol F2

2.     Perbaiki data yang salah kemudian Enter

Karena jika tidak menggunakan F2 tetapi Delete, aka keseluruhan data pada sel akan terhapus.

c.     Membuat Range / Blok Sel

          Pada   saat   menggunakan   excel,   kita   tidak   hanya   bekerja   dalam   satu   sel   saja. Terkadang      menggunakan       kumpulan     sel  /  grup.  Misalnya   ingin  merubah    jenis huruf, rumus atau mengcopy serta menghapus dalam beberapa kolom dan (atau) baris.   Dalam   kondisi   yang   seperti   tersebut,   dapat   menggunakan   range/blok   sel untuk lebih memudahkan Range   dinamakan   menurut   alamat   sel   di   ujung   kiri   atas   sampai   ujung   kanan bawah. Contoh range dari sel B2 sampai F5 dituliskan sebagai range B2:F5 

Gambar G.5 (Membok Sel)

 d.   Menghapus Data

          Untuk   menghapus   data   di   suatu   sel   atau   range   tertentu,   dapat   menggunakan  tombol delete. Dan bila ingin menghapus format tampilan data/sel dapat dilakukan dengan klik tombol kanan mouse kemudian pilih  Clear  Contents.

Gambar G.6 (Menghapus Data)

 e.     Mengatur Lebar Kolom

          Kolom     dalam    excel   dapat   dirubah   sesuai   dengan     keinginan   ataupun    sesuai dengan lebar dari teks yang ada di dalam sel. Adapun caranya adalah sebagai berikut :

  -   Menggunakan Mouse

1.    Arahkan pointer pada batas kanan kolom yang akan diubah hingga tanda

                  plus warna putih berubah menjadi tanda panah dua arah.

2.    Drag (klik tahan) mouse sampai lebar kolom yang diinginkan

-   Sesuai Dengan Data Terpanjang

1.    Arahkan pointer mouse pada batas kanan huruf kolom yang akan diubah Lebarnya

2.    Klik  dua   kali  pada    batas    kolom.    Lebar   kolom     akan   mengikuti     data

                   terpanjang yang ada pada kolom. 

f.     Meratakan Tampilan Data

           Bila   diperlukan,   tampilan   data   yang   tersimpan   dapat   diatur   pada   suatu   sel   atau range    tertentu   agar   posisinya   ditampilkan   rata    kanan,   kiri,  ditengah   sel  atau ditengah beberapa kolom tertentu. Cara yang dapat dilakukan adalah dengan menggunakan baris menu (menubar) atau toolbar formatting.

           -  Meratakan Data dengan Perintah di Baris Menu (MenuBar)

a.       Blok sel atau range yang akan diubah

b.      Klik menu Format  Cells pilih Alignment

c.       Setelah muncul kotak dialog format cell, pilih tab Alignment

d.      Lakukan pemilihan sesuai dengan keinginan:

   •  Vertical : digunakan untuk memilih perataan secara vertikal (atas bawah)

                     Top         :Rata atas

                      Center   : Rata tengah

                      Bottom :Rata bawah

                      Justify               :  Data ditampilkan pada sel secara penuh

•  Horizontal : beberapa pilihan yang dapat dilakukan :

                      General              :  Huruf rata kiri dan angka rata kanan

                      Left (Indent)             : Rata kiri

                      Center                           : Rata tengah

                      Right                              : Rata kanan

                      Fill                           : Mengisi seluruh sel dengan mengulang data

                      Justify                           :Data ditampilkan pada sel secara penuh              

                      Center Across Selection            : Data ditampilkan ditengah – tengah  beberapa kolom

 •  Orientation : untuk mengatur orientasi data dan derajat kemiringannya.

 e.    Klik OK

Gambar G.7 (Merapikan Tampilan Data)

g.        Membuat atau Memberi Garis pada Sel

           Untuk   memperindah   atau   untuk   lebih   memudahkan   dalam   pembacaan,   dapat   juga   sel   atau   range   diberikan   garis   pemisah.   Dalam   memberikan   garis,   dapat  dilakukan sebagai berikut :

           1.     Pilih sel atau Blok range sel yang akan diberikan garis pembatas

           2.     Klik menubar Format  Cell  pilih Border 

           3.     Pada bagian Presets, pilih salah satu tombol

           4.     Pada bagian Border, pilih garis pembatas yang diinginkan

           5.     Pada kotak pilihan Style, pilih jenis garis yang diinginkan

           6.     Pada kotak pilihan Color, pilih jenis warna untuk garis yang diinginkan

           7.     Bila sudah selesai, klik OK

Gambar G.8 (Membuat Garis Pada sel)

           h. Menyisipkan Sel, Baris Dan Kolom

Adakalanya dalam memasukkan data ada yang terlewatkan. Untuk itu perlu kita menyisipkan baris atau kolom. Adapun langkah-langkah yang ditempuh adalah sebagai berikut :

1.  Pilih sel atau buatlah range tempat sel, baris atau kolom baru akan disisipkan

2.  Klik pada menu bar :

•  Insert  Rows   : untuk menyisipkan baris baru

•  Insert  Columns   : untuk menyisipkan kolom baru

•  Insert  Cells   : untuk menyisipkan sel baru

 i.      Menghapus Baris/Kolom

Tunjuk sel pada baris atau kolom yang akan dihapus

Klik menu Edit, kemudian klik Delete

j.      Memindahkan Sel

Pilih sel/range yang akan dipindahkan

Lalu klik toolbar Cut (atau menggunakan menu Edit Cut)

Pindahkan sel ketempat yang diinginkan

Klik toolbar Paste (atau dari menu Edit Paste)

k.      Mengkopy Isi Sel

Pilih sel/range yang akan dicopy

Klik toolbar Copy (atau menggunakan tombol kanan Mouse lalu pilih Copy)

Pindahkan isi sel ketempat yang diinginkan

Klik toolbar Paste (atau menggunakan tombol kanan Mouse lalu pilih Paste)

 l.     Membuat no Urut:

Awali angka awal pembuatan nomor urut dengan tanda petik atas (‘) contoh (‘1)

Kemudian copy ke bawah penunjuk sel diletakkan pada pojok kanan bawah, lalu        tarik kebawah atau kekanan sesuai yang diinginkan.

Gambar G.9 (Membuat Nomor Urut)

m.      Merubah Lebar Baris:

Blok range/daerah lembar kerja

Pilih format Row Height

Isikan nilainya, kemudian tekan OK

Selain dengan cara diatas, dapat juga dilakukan dengan cara: letakan kursor pada garis baris yang akan diperlebar disebelah paling kiri (1,2,3,…) kemudian tarik ke bawah atau ke atas.

Gambar G.10 a & b (Merubah Lebar Baris)

n.    Meletakan Posisi Judul agar Berada di Tengah

Blog judul sepanjang kolom yang ada

Lalu klik toolbar Merge and Center 

          Gambar G.11 (Menggunakan Merge and Center)

o.     Mengurutkan Data:

Blok data yang akan diurutkan

Klik menu Data Sort

Pilih model pengurutan (ORDER) data . Ascending (AZ) digunakan untuk mengurutkan data dari data terkecil ke data terbesar, Descending( ZA) digunakan untuk mengurutkan data dari data terbesar ke terkecil.

Sort by adalah untuk memilih berdasarkan apa data akan diurutkan

Gambar G.12 (Mengurutkan Data)